Miten valita oikea tilitoimisto?

Yksi yrittäjän tärkeimmistä strategisista kumppaneista on tilitoimisto. Siksi pelkän hinnan perässä ei tilitoimistoa valittaessa kannata juosta, etenkin kun Taloushallintoliiton mukaan tilitoimistojen palveluissa, osaamisessa, hinnoissa ja hinnoittelutavoissa on suuria eroja. Sen sijaan, että hurmioituu halvasta hinnasta, tulisi hälytyskellojen soida – ja kovaa. Muita selvästi halvempi hinta saattaa  kertoa henkilökunnan kokemattomuudesta, kouluttamattomuudesta tai ylityöllistämisestä. Myöskään korkea hinta ei silti ole laadun tae. Miten siis löytää juuri se omalle yritykselle sopivin tilitoimisto?

Vertaile palvelukartoituksen avulla

Yrityksesi kannalta olennaisinta on siis hintalaatusuhde. Siksi pelkkien tarjouspyyntöjen sijaan tilitoimiston valinta kannattaa tehdä palvelukartoituksen avulla, jossa lähdetään liikkeelle siitä, mitä palvelutarpeita yritykselläsi on nyt ja tulevaisuudessa, ja miten kukin tilitoimisto pystyy tarpeisiinne vastaamaan. Palvelutarjonnan lisäksi kannattaa vertailla hinnoittelutapaa, asiantuntijuuden tasoa ja asiakaspalvelua. Kaikkein tyytymättömimpiä tilitoimistoihinsa ovat tutkimuksien mukaan ne yritykset, joiden tilitoimisto hoitaa vain perusrutiinit, vaikka asiakas odottaa enemmän asiantuntevia neuvoja ja tukea liiketoiminnallisiin päätöksiin. Alkuun palveluntarjoajien vertailussa pääset esim. Googlen hakukoneen avulla hakemalla paikkakuntasi tilitoimistoa esim. sanoilla ”tilitoimisto Helsinki” tai ”tilitoimistot Oulu”.

Kysy tiukkoja kysymyksiä ja ole vaativa

Ainoa keino päästä tilitoimistoja erottavista asioista selville on kysyä suoraan. Ensimmäisenä kannattaa varmistua siitä, että tilitoimisto on Taloushallintoliiton auktorisoima ja että tilitoimiston henkilöstö on ammattitaitoista. Asian voi varmistaa kysymällä millaisen koulutuksen taloushallinnon alueella henkilökunta on saanut. Koska lainsäädäntö muuttuu koko ajan, olennaisia ovat myös henkilöstön täydennyskoulutukset. Seuraavaksi kannattaa kysyä tilitoimiston työtavoista ja onko niitä mahdollista räätälöidä yrityksen tarpeisiin sopiviksi. Raportoinnin kohdalla on syytä varmistaa, että henkilöstöltä sujuu myös raporttien asiantunteva tulkinta.  Laajimmillaan tilitoimistopalvelut voivat käsittää kaikki yrityksen taloushallinnon tehtävät, palkanlaskenta mukaan lukien. On parempi vaatia tilitoimistolta heti alkuun enemmän kuin on tarpeen tulevaisuuden tarpeita silmällä pitäen. Jos tulevaisuudessa on tarvetta, voidaan esimerkiksi palkanlaskenta helposti lisätä nykyisten, tilitoimistolta tilattujen palveluiden rinnalle, kun tiedetään, että palvelu on mahdollista saada samasta talosta.

Kysy ja sovi aikatauluista

Toimitusaikataulut ovat oleellinen osa sopimuksessa sovittavia ehtoja. Siksi tilitoimiston tulee voida joustaa aikatauluissa tarpeidesi mukaan. Muistathan kuitenkin, että aikatauluista neuvoteltaessa pätevän tilitoimiston merkki on myös se, että myös tilitoimisto vaatii yritykseltäsi täsmällisyyttä aikatauluissa. Kun sovituista ehdoista on päästy yksimielisyyteen, kannattaa ne sisällyttää osaksi toimeksiantosopimusta, jolloin kummankin osapuolen sitoutumisesta aikatauluihin on tallessa mustaa valkoisella.